Dit is stap 4 van 5 van de uitwerking van Het Haagse Jeugdraamwerk: Start met koppelen van systemen.
Het voorstander zijn van het op een eenvoudige manier kunnen delen van informatie is een groot taboe, dat weet ik. Desalniettemin zit in het vereenvoudigen van het collectieve administratieve systeem een goudmijn aan kostenbesparing, administratieve lastenverlichting en de mogelijkheid voor een digitale revolutie. Daarom is het van groot belang dat er, #VoorDeHaagseJeugd en voor de professionals die onze jeugd elke dag ondersteunen, een vereenvoudiging van de administratieve verslaglegging komt. In Het Haagse Jeugdraamwerk kan de digitalisering, nieuwe manier van dossieropbouw en het vereenvoudigen van de juiste hulp op het juiste moment niet ontbreken.
Anno 2022 is het nog steeds niet mogelijk voor ouders, opvoeders, betrokken hulpverlening en jeugdigen om dossiers eenvoudig in te zien en eventueel te voorzien van een mening en/of wijziging. Opvragen van dossiers kost veel moeite, tijd, en duurt vaak langer dan nodig of gewenst. Jeugdprofessionals spenderen vele uren aan het verzamelen, checken en printen van gehele dossiers. Dit kost tijd die niet aan een jeugdige of het gezin gespendeerd wordt, leidt tot veel frustratie en kost gewoon veel te veel bomen aan onnodig printpapier.
Waarom verbetering nodig is:
In stap 2 van Het Haagse Jeugdraamwerk heb ik al stilgestaan bij hoe vaak gezinnen en jeugdige hun verhaal moeten doen voordat er passende hulp ingezet kan worden. Een gezinsdossier hoort een ‘levend document’ te zijn waarbij voortgang inzichtelijk wordt. Op dit moment is dat in de praktijk niet het geval. Momentopnames, verouderde informatie en niet (volledig) geaccordeerde informatie creëren dossiers waarbij de informatie een vertekend beeld geeft van de situatie zoals deze daadwerkelijk is (op dit moment). Het gevaar hierbij is dat verkeerde hulp wordt ingezet puur en alleen omdat de conclusie van de verkregen informatie niet (volledig) klopt. Een valkuil in het proces van informatie verzamelen is dat professionals op verschillende manieren aan verslaglegging doen en daarbij verschillende registratiesystemen gebruiken. Hier is soms voor de professional al geen touw aan vast te knopen, laat staan voor gezinnen zelf. Wanneer een dossier/gezinsplan af is, wordt het gedeeld met het gezin. Over het algemeen worden gezinnen en jeugdigen dan pas gevraagd om input te geven en aan te geven of zij het eens zijn met de informatie die opgeschreven staat. Dit is een oneerlijk en niet transparant proces. Zeker omdat er soms besluiten genomen worden om met spoed naar de Raad voor de Kinderbescherming te gaan en er dan niet altijd tijd is om de informatie vooraf met het gezin te delen. Gezinnen en jeugdigen kunnen het dossier/gezinsplan wel opvragen maar dit duurt vaak vele weken voordat deze gereed is voor inzicht.
Een andere vervelende bijkomstigheid van het huidige proces, is dat wanneer professionals (met toestemming) bij een andere organisatie een aanmelding willen doen, zij hiervoor aparte formulieren moeten invullen. Dit kost vele uren en irritaties, vooral omdat ook hier fouten in kunnen sluipen. Er wordt veelal geknipt en geplakt uit dossiers waardoor formulieren onduidelijk informatie hebben of informatie die er niet in hoort te staan. Vreemd toch dat dit allemaal andere formulieren zijn terwijl alle informatie al te lezen is in het gezinsplan?
Een derde bijzonderheid in het huidige systeem is dat organisaties die verzonnen zijn om kindveiligheid te vergroten door het hele land enkel in hun eigen regio informatie kunnen inzien. Neem Veilig Thuis bijvoorbeeld. Het komt geregeld voor dat er buiten kantoortijd een minderjarig kind wordt aangetroffen in Den Haag. Er wordt dan altijd een controle gedaan of een kind ergens bekend staat en/of Veilig Thuis betrokken is. Het is op dit moment niet mogelijk voor Veilig Thuis Haaglanden (Den Haag en omstreken) om te zien of een kind elders in Nederland bekend is. Hierdoor wordt het ontzettend lastig om te achterhalen of er iemand bereikbaar is die het kind kent. Dus zelfs landelijke organisaties die in het leven geroepen zijn om kindveiligheid te vergroten lukt het op dit moment niet om informatie op een veilige en eenvoudige manier te delen.
Een eenvoudige, praktische oplossing (Hoe dan? Zo dus!):
Wat er moet gebeuren: Alle toekomstige samenwerkende organisaties, onderwijsinstellingen en gemeentelijke/landelijke dienstverlening in Het Haagse Jeugdraamwerk gaan over op één het hetzelfde software systeem. Deze software werkt tweezijdig waarin de jeugdprofessional aan de ene kant kan werken (rapporteren, verslaglegging, documenteren, etc.) en aan de andere kant de cliënt informatie kan toevoegen, een mening geven en documenten kan inzien. Dit leidt tot transparantie in verslaglegging en gezinnen/jeugdigen die hun gegevens te allen tijde kunnen inzien. Daarnaast wordt het een kwestie van ‘een druk op de knop’ om na de goedkeuring van het delen van informatie door gezinnen en jeugdigen, informatie onderling te delen tussen hulpverleningsorganisaties. Zo gaat er geen informatie verloren en weten gezinnen precies wat er over hun gedeeld wordt.
De voordelen:
- Dossiers komen tot leven en hebben een tijdlijn.
- Informatie wordt voorzien van mening door de gezinnen en jeugdigen.
- Jeugdigen en gezinnen hoeven niet voortdurend hetzelfde verhaal te vertellen omdat het dossier, hun dossier, hun verhaal is en blijft.
- Toenemende zorgen over onze jeugdigen kunnen sneller en transparanter gedeeld worden.
- Een gezin kan samen hun plan samenstellen. Zo wordt het echt een gezinsplan.
- Het dossier is 24/7 voor gezinnen inzichtelijk.
Moeten we dan zomaar alle informatie delen? Nee, natuurlijk niet. Wel kunnen we met een gezamenlijk dossiersysteem ervoor zorgen dat feiten, opvattingen van professionals en meningen van gezinnen onderscheiden worden en zaken niet als ‘feiten’ worden aangenomen. Op die manier wordt het echt één gezin, van één plan met één doel: een beter toekomst #VoorDeHaagseJeugd.
Hoe past dit plan in Het Haagse Jeugdraamwerk?
Hoe geweldig is het als een gezin hun eigen ‘gezinsplan’ schrijft? Hoe mooi is het als iedere betrokkene bij onze jeugdigen over dezelfde informatie beschikt en het dossier kan aanvullen met zijn of haar mening vanuit hun expertise? Hoe fijn zal het zijn voor gezinnen om niet voortdurend hetzelfde verhaal te hoeven vertellen maar sneller de juiste, passende hulp/onderwijs te krijgen? In Het Haagse Jeugdraamwerk is verbetering, vernieuwing en digitalisering van informatieverzameling een must. Met samenwerking tussen expertises hoort een eenvoudige, veilige en transparante manier van gegevensuitwisseling waarbij (met toestemming van de betrokkenen uiteraard) het een kwestie wordt van een druk op de knop om toegang te krijgen tot een dossier. Meer info over Het Haagse Jeugdraamwerk vind je hier: https://voordehaagsejeugd.nl/category/gemeenteraadsverkiezingen/concrete-ideeen/het-haagse-jeugdraamwerk/
Ideeën en uitwerking van Niels Brinks (met dank aan input van verschillende professionals)
